Você começa seu dia com uma lista de tarefas. Oito horas depois, você não fez nada. Ou, pior ainda, ficou mais tempo.
Você não está sozinho. Muitas pessoas lutam para serem eficientes e produtivas. Queremos tirar o máximo proveito do dia de trabalho, mas, com muita frequência, nos encontramos levando as tarefas incompletas para casa, ou fazendo com que elas permaneçam no dia seguinte, então começamos já para trás.
Entramos em contato com especialistas em produtividade e pedimos a eles estratégias para nos ajudar a organizar melhor nosso dia de trabalho e aproveitar ao máximo nossos esforços. Veja o que eles nos disseram.
Defina três (ou quatro, ou cinco) metas no início de cada dia
Este foi, de longe, o conselho mais comum oferecido por nossos especialistas em eficiência. Todos eles ofereciam diferentes estratégias e diferentes maneiras de estabelecer metas, mas o raciocínio era geralmente o mesmo: ser eficiente significa terminar o que você se propôs a fazer e não se distrair com tarefas que surgem ao longo do dia.
O poder dos objetivos
Saber o que você precisa realizar antes do início do dia é a melhor defesa contra a falta de meta diária.
“Quando você se esforça para ser deliberado sobre o que está fazendo, pode se tornar mais estratégico e garantir que as coisas realmente importantes sejam feitas”, disse Fiona Adler, que escreve sobre empreendedorismo na DoTheThings.com e é a fundadora da Actioned.com. , uma ferramenta de produtividade para indivíduos e equipes.
Ela acrescenta: “Pode ser tão simples quanto usar um Post-it e escrever suas melhores ações do dia seguinte antes de terminar o trabalho. Existem também sistemas que permitem que você faça isso online e compartilhe suas ações com sua equipe. De qualquer forma, se você sabe exatamente o que vai trabalhar antes de começar, será muito mais produtivo. ”
Conheça seus próprios ritmos de trabalho
Eileen Roth, autora de “Organizing For Dummies”, diz que pessoas diferentes são produtivas em diferentes momentos do dia. Saber quando você trabalha melhor e quando você é menos eficiente pode ajudá-lo a extrair mais produtividade de cada dia de trabalho.
Divida seu dia de trabalho com o horário produtivo e não produtivo e ataque sua lista de tarefas diárias quando for mais eficaz.
“O horário produtivo é o seu melhor e mais energético período do dia. É quando você trabalha em suas prioridades ”, disse Roth. “O horário fora do produtivo é para coisas de rotina, como contabilização ou entrada de dados ou retorno de chamadas telefônicas.”
Combine Trabalho e Exercício
Paige Arnof-Fenn, fundadora e CEO da firma de marketing Mavens & Moguls, sediada em Boston, precisou encontrar maneiras de realizar tarefas criativas ao criar sua própria empresa há 17 anos. Um dos grandes lamentos dos pequenos empresários é encontrar tempo para desestressar os dias de 16 horas que muitas vezes são necessários para fazer com que uma empresa iniciante saia do papel.
“Quando eu trabalhava em grandes empresas, eles tinham academias no escritório ou grupos que andavam na hora do almoço, mas quando você trabalha em casa você tem que ser criativo”, disse ela. “Em vez de se reunir com seus colegas locais em um café, durante uma refeição ou conversando com eles no telefone, encontre-os para uma caminhada para que você possa acompanhar enquanto você está fazendo algum exercício também.”
Programe o tempo para pensar
O treinador executivo e treinador de liderança Connelly Hayward incentiva os clientes a reservar pelo menos um tempo de 30 minutos. De preferência vários intervalos de 30 minutos por semana para pensar.
“Isso não está dando tempo, é tempo para pensar”, disse Hayward. “Eu acho que quando as pessoas começam a separar o tempo de raciocínio, elas podem se tornar mais eficientes. Pegue um bloco e uma caneta e faça anotações. Desligue o telefone. Nenhum computador, TV ou leitura. Quando você se dá tempo para pensar, a clareza acontece. Criatividade acontece. Soluções para problemas se apresentam. Novas maneiras de fazer as coisas vêm à mente.
Programe os intervalos
Karen Huller, da Epic Careering, uma firma de estratégia de mídia social e de branding, observa que a fadiga mental se instala depois de você estar na tarefa por cerca de 25 minutos. “Isso provoca quedas de humor, reações emocionais intensas, erros e inibição da tomada de decisões”, disse ela.
Fazer uma pausa – mesmo que apenas por um minuto ou dois – para se esticar e se afastar da tarefa pode apagar esses efeitos colaterais negativos da produtividade.
“Alongando-se lentamente por um ou dois minutos a cada vinte e cinco minutos e fazendo dois ou três minutos de meditação consciente, o cérebro se atualizará completamente e operará na capacidade ideal”, disse ela. “Se a pessoa estiver sob alto estresse, seja de natureza pessoal ou profissional, a fadiga mental se instalará mais cedo, e os intervalos talvez precisem ser encorajados com mais frequência, como a cada quinze minutos”.
Desligar notificações
Este foi outro dos nossos especialistas citados com frequência. Todos os dings e sinos vindos do seu smartphone são assassinos de produtividade.
Percorra as configurações do seu telefone e descubra quais notificações estão atrapalhando a produtividade. A maioria dos nossos especialistas também recomendou a exclusão completa de aplicativos de mídia social e outros desperdícios de tempo do seu telefone.
O investidor imobiliário Aaron Norris ofereceu uma solução ainda mais radical para a hora do smartphone.
“Livre-se do smartphone”, disse ele. “Dings constantes e zumbidos são incrivelmente perturbadores para fazer as coisas e horríveis para o foco. As mídia social, notícias e atualizações de ações podem esperar até o seu intervalo ou almoço. Você ficará chocado com o quanto mais você faz em um dia. ”
Automatize Tarefas Repetidas
Adler recomenda investir tempo para configurar sistemas para qualquer tarefa que você faça regularmente. Muito tempo é desperdiçado, ela observa, quando estamos constantemente reinventando a roda.
“Isso parece complicado, mas não é”, disse Adler. “Se você costuma escrever os mesmos e-mails semelhantes, use respostas automáticas, expansores de texto ou modelos para economizar tempo. Se você precisar consultar certas informações regularmente, crie um arquivo com todas essas informações e crie um atalho para acessá-lo. Se você estiver regularmente realizando reuniões semelhantes, crie um formato de reunião para a agenda e as anotações da reunião, e continue com isso. ”
Faça um inventário de tempo
Vivek Chugh, fundador e CEO da lista de verificação colaborativa Listables, recomenda fazer um inventário detalhado de cada momento de trabalho durante uma semana inteira.
“Durante uma semana, acompanhe todos os minutos de todos os dias. No final da semana, você verá facilmente onde está perdendo tempo, gastando muito tempo e onde pode melhorar ”, disse Chugh. “Este é um exercício de abrir os olhos, que algumas pessoas continuam a fazer, mesmo depois de terminada a semana.”
Siga a Lei de Parkinson
A Lei de Parkinson diz que uma tarefa levará tanto tempo quanto alocarmos a ela, então Huller faz questão de definir um cronômetro quando ela trabalha em uma tarefa.
“Faz mais sentido agendar uma tarefa no seu calendário (digital ou físico) pelo tempo que você deseja para concluir uma tarefa”, disse ela. “Mesmo que você não o conclua nesse período, você se sentirá muito mais concentrado, menos distraído e produtivo se tiver o objetivo de fazê-lo em uma determinada janela de tempo que você alocou.”
Huller acrescenta: “Programe algo divertido imediatamente após esse horário, para que você possa se recompensar por concluir o trabalho. Isso ajuda seu cérebro a liberar dopamina e, com o tempo, aprende a associação entre concluir tarefas e bons sentimentos. ”
Apenas diga não
Jamie Cunningham, diretor administrativo e coach principal da SalesUp Business Coaching, diz que a ineficiência assola as pessoas que assumem demais.
A única solução real para o problema é aprender a dizer não para tarefas que vão levar o tempo longe de seus objetivos e projetos importantes.
“Isso pode variar de grandes compromissos para “posso apenas fazer uma pergunta?”, Disse Cunningham. “Como espécie, gostamos de ser simpáticos (o que é uma boa regra geral) e muitas vezes nos mata de uma perspectiva temporal. Perguntas muitas vezes podem esperar. Existem outras pessoas que podem se comprometer com esse projeto. Você ficará surpreso com quantos ‘piores medos’ nunca se materializara só porque você disse não para alguém ou alguma coisa. ”
Fonte: Work+Money
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