Todo mundo já passou por alguma situação incômoda ao participar de uma reunião, não importa se de negócios ou até mesmo de condomínio. A falta de uma pauta específica e compromisso com os horários são dois erros comuns encontrados em todos os lugares.

Manter o foco e ser pontual é o mínimo que você deve oferecer para o seu cliente. O seu tempo não deve ser considerado mais valioso que o dele. Por isso, que tal se organizar e oferecer o melhor para ele.

Ajuste a Pauta

Pode parecer uma exigência óbvia, mas muitas reuniões começam sem um claro senso de propósito. A pauta da reunião pode ser resumida em uma folha, escrito em um quadro branco ou discutido explicitamente no início. Mas todos devem saber por que eles se reuniram e o que deveriam estar realizando. A pauta fornece uma bússola para a conversa, para que a reunião possa voltar ao caminho certo se a discussão se desviar do curso.

Se os líderes se certificarem de que existe uma pauta antes do início de uma reunião, todos entrarão na fila rapidamente.

“Se eu não tiver uma pauta na minha frente, saio”, disse Annette Catino, diretora executiva da QualCare Alliance Network. “Dê-me uma pauta, senão não vou me sentar lá, porque, se não sei por que estamos na reunião e você não sabe por que estamos lá, não há razão para uma reunião. É muito importante para mim concentrar as pessoas e mantê-las concentradas, e não apenas entrar na sala e falar sobre quem ganhou o jogo Knicks na noite passada.”

Comece e termine no horário

Nada pode drenar a energia de uma sala como esperar que a pessoa encarregada apareça. Por que tantos em posições de poder caem no mau hábito de se atrasar para as reuniões? São só eles que estão ocupados? Ou há uma pequena emoção em manter todos esperando por eles, um lembrete de que seu tempo é de alguma forma mais valioso do que o de todos os outros?

Tempo é dinheiro e todos que estão sentados e tentando adivinhar quando o chefe pode chegar estão desperdiçando um recurso precioso. Tão importante quanto começar no horário é terminar no horário. Um horário de término definitivo ajudará a garantir que você cumpra o que está em sua agenda e leve as pessoas de volta ao trabalho imediatamente.

Terry Lundgren, o presidente da Macy’s, nunca hesitou em impor uma política rígida de reuniões no prazo. “Se a reunião é às 8, você não está aqui às 8:01, você está aqui às 8, porque a reunião vai começar às 8”, disse ele. “Pessoas ocupadas que não conseguem sair do último telefonema para chegar lá, precisam se disciplinar para chegar a tempo.” “Eu gosto de ter uma agenda em que pensamos”, acrescentou Lundgren, “e dizemos: ‘Este encontro vai durar duas horas’, e nos forçamos a esculpir a agenda.”

Finalize com um Plano de Ação

Deixe os últimos minutos de cada reunião para discutir os próximos passos. Essa discussão deve incluir, principalmente, quem é o responsável pelo quê e quais são os prazos para cada um. Caso contrário, todo o tempo que você passou na reunião será em vão.

Shellye Archambeau, diretora executiva da MetricStream, uma empresa que ajuda outras empresas a atender os padrões de conformidade, gosta de encerrar suas reuniões perguntando: “Quem tem a bola?”

“Quando você está no esporte, e a bola é jogada para você, então você tem a bola e agora você está no controle do que acontece a seguir”, disse ela. “Você é dono disso. Torna-se um conceito muito visível para se garantir que haja propriedade para que as coisas sejam concluídas.”

Mark Toro, sócio-gerente da North American Properties – Atlanta, uma empresa de operação imobiliária, usa uma frase para encerrar reuniões que se tornaram uma sigla comum em e-mails de escritório: Q.F.O.Q.Q., que significa “quem fará o que e quando?”

“Se alguém disser durante uma reunião: ‘Temos que assinar esse contrato’, todos sabem qual será a pergunta subsequente. Eu digito a sigla com tanta freqüência em e-mails – “Q.F.O.Q.Q.” – que meu telefone apenas preenche automaticamente. Então, nós nos treinamos uns aos outros, mas também estamos tentando fazer isso com as pessoas com quem trabalhamos. Desenvolvemos um sistema onde antes de encerrar uma ligação de telefone com alguém, dizemos: “Quando você acha que posso ter isso?” Rastreamos as pessoas que entregam e as que não o fazem.

Em resumo, especifique a pauta, comece no horário, desenvolva o tema dentro do previsto e finalize com um plano de ação, definindo quem e quando deve dar continuidade ao discutido.

Fonte: NYTimes

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